Bedrijfsrevisoren dienen een strikte klant en opdrachtaanvaarding procedure uit te voeren alvorens zijn een opdracht kunnen opstarten.
Deze procedures omvatten vragenlijsten over hun activiteiten, identificaties van de bestuurders en eigenaars, waarbij elk antwoord een score oplevert.
Op basis daarvan wordt er een risicoprofiel bepaald en kan er geconcludeerd worden of de onderneming aanvaard kan worden of niet.
Veel kans dat dit proces nog manueel via Excel verloopt waarbij er voor elke nieuwe procedure een Excel document aangemaakt wordt op basis van een template.
Zo'n manier van werken heeft natuurlijk heel wat uitdagingen en nadelen:
- De data zit verspreid over verschillende Excel bestanden, waardoor je al snel het overzicht verliest
- Je kan bepaalde velden niet verplicht maken
- Je kan geen globale zoekacties uitvoeren aangezien de data verspreid zit
Wij hebben deze uitdagingen opgelost met het Microsoft Power Platform, waarbij we nog extra mogelijkheden toegevoegd hebben zoals:
- We hebben een goedkeuringsflow toegepast, waarbij dit door 3 verschillende personen moet goedgekeurd worden, alvorens het definitief is
- Na de goedkeuring wordt er een PDF document aangemaakt met alle ingegeven info en wordt deze in de bijhorende SharePoint map bewaard
Bekijk hier de oplossing in actie bij onze klant Figurad:
Hieronder volgen enkele functionaliteiten van de oplossing:
- Beheren van alle klanten en bijhorende dossiers
- Dossiertypes en de vragenlijsten kunnen aan de hand van parameters zelf beheerd worden
- Een goedkeuringsflow van drie niveaus
- Export van alle data naar een overzichtelijk PDF bestand, welke opgeslagen wordt in bijhorende SharePoint map
Look & Feel
- Overzicht van alle dossiers, dit kan ook afgeschermd worden, zodat elke medewerker slechts toegang heeft tot zijn eigen dossiers
- Detail fiche van een dossier met daarnaast nog diverse tabbladen met vragenlijsten
- Een vragenlijst om het risicoprofiel van een klant te bepalen met achterliggend een score systeem
- Opsomming van Bestuursorganen, Aandeelhouderstructuur, ...
- Een PDF document met alle informatie van het dossier
Onze oplossing heeft volgende impact gehad op de organisatie:
- De toepassing is vanop elk locatie en toestel benaderbaar
- Er is geen nood meer op eerst een VPN verbinding op te leggen naar de server
- Via deze toepassing kan je met meerdere gebruikers aan hetzelfde dossier werken indien je wenst
- Er is een goedkeuringsflow voorzien
- Er is een PDF document voorzien per dossier
- Er wordt automatisch een SharePoint map aangemaakt per dossier om andere documenten en foto's te bewaren
- Alle data wordt nu centraal opgeslagen en beheerd waardoor men het overzicht kan bewaren en sneller opzoekingen kan uitvoeren